Seguramente, si eres como la mayoría de las personas trabajadoras del mundo occidental, en más de una ocasión tienes la sensación de que te falta tiempo para hacer lo que debes o quieres. En un mundo tan cambiante y con las exigencias personales y laborales que nos plantea, la sensación de falta de tiempo es una de las principales causas del estrés.
La gestión del tiempo en la empresa saludable
Desde el enfoque de empresa saludable, es importante actuar desde dos perspectivas sobre este tema.
La primera es identificar qué aspectos de la organización pueden afectar a que las y los trabajadores no alcancen sus objetivos por falta de tiempo. Aspectos como el número y la duración de las reuniones, las interrupciones internas, una comunicación deficiente, o el número de emails en copia de la bandeja de entrada tienen que ver mucho con la cultura y la “forma de hacer” de las empresas.
La segunda es acompañar a cada persona a mejorar su productividad personal. Mejorar su forma de priorizar las acciones que debe realizar, aprender a delegar, buscar formas más eficientes de alcanzar un resultado o gestionar la agenda de forma eficaz.
En este artículo, y siguiendo la idea de 12 meses, 12 hábitos saludables, queremos abordar unos de ellos aspectos más importantes en la gestión del tiempo personal y compartir contigo alguna pauta para mejorar tu forma de planificar.
Pautas para planificar tu tiempo
1.- Conoce tu punto de partida: lo primero que necesitas para gestionar de forma eficaz su tiempo de trabajo es conocer tu punto de partida. Datos reales y objetivos sobre lo que está sucediendo de verdad. Elige un sistema que te funcione (Hoja de papel, Excel, Toggl…) y apunta durante un par de semanas qué haces en realidad. Si eres como la mayoría de nuestros clientes, te sorprenderás del tiempo que dedicas a cosas menores y el poco tiempo que le asignas a temas de alta importancia.
2.- Reflexiona sobre los resultados: ten en cuenta que el tiempo no se puede gestionar, sobre lo único que tienes poder de decisión es sobre las actividades que realizas en cada momento. Tu decides qué haces y por lo tanto qué no haces en cada instante con el tiempo que tienes. Priorizas tu trabajo en cada cambio de tarea.
3.- Planifica las tareas con antelación: es muy difícil tomar decisiones objetivas sobre la marcha. La energía baja, aparece el estrés de los imprevistos, el malestar de ciertas tareas o peticiones de terceros. Lo cierto es que está comprobado que llevar claras las ideas de lo que vas a hacer ese día es una de las claves más importantes para acabar cumpliéndolo. Si eres de los que deciden sobre la marcha, trata de dedicar unos minutos a pensar antes de empezar a trabajar en qué es lo mejor que puedes hacer con tu tiempo ese día.
4.- Sé flexible: una de las claves de planificar el tiempo de forma eficaz es, contra lo que puede parecer, comprender que la planificación marca una dirección, pero que puede y debe ser modificable según lo que ocurre en cada momento. La realidad siempre es más importante que la expectativa y luchar contra lo que de verdad pasa por lo que tendría que estar pasando, lo único que consigues es que se reduzca la energía.
5.- Mejora continua: revisa qué pasa y decide qué puedes hacer para ser más eficaz con lo que has planificado. ¿Tienes muchas ininterrupciones de una misma persona? Haba con ella y establece un sistema de comunicación que las reduzca ¿Dedicas mucho tiempo a actividades repetitivas que aportan poco valor? Establece una forma de automatizarlas, o de reducirlas, hoy en día existen muchas aplicaciones que te pueden ayudar. Imagina que cada día estableces una pequeña acción de mejora. Al final de año, ¿de cuánto tiempo disponible podrás disponer?
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